Crea en Word una plantilla y dos correos con datos de tus posibles clientes
Prepara una plantilla de Word y dos correos personalizados con ChatGPT. Una guía para profesionales y agencias pequeñas, con investigación y revisión paso a paso.
Tienes diez negocios a los que podrías ayudar, pero cada correo empieza igual: «Somos una empresa especializada en…». Antes de escribir otro mensaje genérico, reúne un dato comprobable de cada negocio y úsalo para explicar por qué tu servicio podría encajar. Aquí crearás una plantilla reutilizable y dos borradores revisados.
Dos correos con un motivo para escribir
- Un documento listo para repetir — Tu documento maestro reunirá la oferta, las fichas de investigación, una instrucción para ChatGPT y una lista de revisión.
- Reserva unas dos horas — Dedica 15 minutos a la oferta, 30 a investigar, 25 a la plantilla, 30 a redactar y 20 a revisar.
- Nivel principiante — Trabajarás con Word y ChatGPT en el navegador. Basta con consultar webs, completar campos y copiar una instrucción.
Antes de empezar: abre Word gratis
Prepara las webs de dos negocios del mismo sector. Usarás Word para reunir la investigación y los correos en un solo documento.
Puedes hacer esta práctica con Word para la web, el editor de documentos online, gratis con una cuenta de Microsoft. Si ya tienes Word de escritorio, también te sirve; esa versión requiere una licencia o suscripción. Fuente: microsoft.com
ChatGPT, el asistente de IA, tiene un plan gratis con límites de uso y está disponible en España. Abre chatgpt.com en otra pestaña e inicia sesión. Fuente: chatgpt.com
En esta receta usarás las dos pestañas: pedirás los borradores en ChatGPT y los guardarás en Word. El documento maestro será tu punto de partida para repetir el trabajo.
Cinco pasos para pasar del dato al correo
«Revisamos el recorrido de reserva de pequeños alojamientos» permite imaginar el trabajo que ofreces. Esa será la propuesta del ejemplo; adapta los campos a tu servicio.
1. Define una oferta para un sector · 15 minutos
Completa este párrafo en Word con un único tipo de negocio y un entregable concreto. Al terminar, podrás explicar qué trabajo recibirá el cliente. «Ayudo a [tipo de negocio] con [servicio concreto]. Propongo empezar por [tarea acotada]. El entregable será [documento o trabajo que recibirá]».
2. Documenta dos negocios · 30 minutos
Completa una copia de esta ficha por negocio a partir de su web. El fragmento literal debe respaldar el hecho; tus interpretaciones quedarán en el campo de hipótesis. «Negocio: […] Hecho observado: […] Fragmento literal: […] URL: […] Fecha de consulta: […] Hipótesis: […] Datos pendientes: […]».
3. Construye la plantilla maestra · 25 minutos
Organiza tu documento de Word con este esquema. La oferta y las dos fichas quedarán bajo sus encabezados, con espacio para redactar y revisar. «PLANTILLA DE PROSPECCIÓN OFERTA [Párrafo del paso 1] FICHAS [Dos fichas del paso 2] INSTRUCCIÓN REUTILIZABLE [Instrucción del paso 4] BORRADORES [Asunto y correo de cada negocio] REVISIÓN [Lista del paso 5]».
4. Genera un borrador por cliente · 30 minutos
Envía este bloque a ChatGPT una vez por negocio, con tu oferta y su ficha. Recibirás un asunto, un correo y las afirmaciones que debes comprobar. «OFERTA: [Pega tu oferta] FICHA: [Pega una ficha] INSTRUCCIÓN: Redacta asunto y correo de máximo 120 palabras en total. Conecta el hecho documentado con una propuesta concreta. Usa solo hechos respaldados por la ficha y convierte las hipótesis en preguntas. Incluye el entregable y termina proponiendo una conversación breve. Añade, aparte del correo, las afirmaciones que debo comprobar».
5. Revisa cada correo en Word · 20 minutos
Evalúa cada borrador con esta lista en el apartado REVISIÓN. Las respuestas te indicarán qué frases necesitan ajustes antes de darlo por terminado. «¿Cada afirmación está respaldada por la ficha? ¿Las hipótesis aparecen como preguntas? ¿La propuesta conecta con el hecho observado? ¿El entregable está definido? ¿Asunto y correo suman como máximo 120 palabras? ¿El siguiente paso es concreto? ¿El mensaje contiene algo propio de este negocio?».
Linde: una reserva por teléfono abre la conversación
Linde, un estudio ficticio de diseño web en Valencia, ofrece mejoras del recorrido de reserva a pequeños alojamientos. Casa del Olmo también es un negocio ficticio.
Antes, Linde reutilizaba una presentación y cambiaba únicamente el nombre del destinatario. Después, prepara dos fichas y dos borradores de hasta 120 palabras. En este caso simulado, la web de Casa del Olmo indica que las reservas se solicitan por teléfono.
Ese dato permite proponer una revisión de la página de reservas. Linde plantea otra vía de consulta como una posibilidad y concreta el entregable: un documento con tres propuestas de cambio.
Asunto: Una propuesta para la página de reservas de Casa del Olmo Hola, equipo de Casa del Olmo: En vuestra página indicáis que las reservas se solicitan por teléfono. En Linde revisamos recorridos de reserva para pequeños alojamientos. Podemos empezar con una revisión de esa página y entregaros un documento con tres propuestas de cambio. ¿Os encaja una llamada de 10 minutos para valorar otra vía de consulta? Un saludo, Equipo de Linde
Prueba a cambiar el nombre del destinatario
¿El correo sigue funcionando igual con otro nombre? Esa prueba rápida te ayuda a detectar una personalización que se queda en el saludo.
El borrador afirma más que la ficha
Si aparece «estáis perdiendo reservas» y solo has observado un teléfono de contacto, sustituye esa conclusión por una pregunta: «¿Os interesa valorar otra vía de consulta?».
El mensaje encaja con cualquier negocio
Si puedes cambiar el nombre del destinatario y el correo sigue funcionando igual, añade una observación de su web que conecte con tu oferta. Sustituye los elogios genéricos por un motivo concreto para escribir.
El contacto publicado parece un permiso
Un correo publicado no equivale a permiso para enviar publicidad. Antes de cualquier envío, comprueba la base que lo permite conforme al artículo 21 de la LSSI. Esta práctica termina en borradores: utiliza solo información necesaria del negocio y deja fuera los envíos automáticos.
Practica con otros dos negocios durante 25 minutos
Pon un temporizador de 25 minutos y utiliza tu plantilla con otros dos negocios del mismo sector. Es una sesión de práctica, con tiempo para detectar dónde te atascas.
Dedica los primeros 10 minutos a investigar las dos webs. Busca una observación que permita explicar el encaje de tu servicio y completa los campos correspondientes.
Durante los siguientes 10 minutos, trabaja en los borradores de hasta 120 palabras. Empieza por el negocio cuya ficha tengas más avanzada y aplica la lista de revisión.
Usa los últimos 5 minutos para cerrar la sesión. Guarda lo que hayas completado y señala qué falta por revisar. Así sabrás por dónde continuar la próxima vez.
El motivo para escribir va antes que el saludo
Un buen borrador permite responder a una pregunta: «¿Por qué escribes precisamente a este negocio?». Si la respuesta conecta un dato concreto con tu oferta, tienes una base útil para conversar.
- Después: una tabla de seguimiento — Aprende a registrar respuestas y próximos pasos de contactos permitidos. Una tabla sencilla te ayudará a evitar mensajes duplicados y a respetar las preferencias de cada destinatario.
Un correo personalizado conecta una observación del negocio con una propuesta concreta. Word te ayuda a repetir el proceso y ChatGPT redacta el primer borrador; tú decides si esa conexión tiene sentido.
Consultoría digital: cómo te ayudamosDe dónde sale cada dato.
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